ZUGFeRD konforme Rechnungen mit GSALES 2

Ab der Revision 1145 unterstützt GSALES die Erstellung von Rechnungen, welche ZUGFeRD 1 oder ZUGFeRD 2.1.1 (FacturX und EN16931) konform sind.

Einrichtung

Die Erstellung der ZUGFeRD Rechnungen und die zu verwendende Version kann global über die GSALES Einstellungen ("Administration > Konfiguration > PDF Dokumente > ZUGFeRD aktivieren?"), alternativ über die Einstellungen eines Kunden (Kunde bearbeiten) und den Einstellungen einer Rechnung (Rechnung bearbeiten) vorgenommen werden.

Falls eine Leitweg-ID benötigt wird, kann diese in den Einstellungen eines Kunden (Kunde bearbeiten) und den Einstellungen einer Rechnung (Rechnung bearbeiten) eingetragen werden.

Damit ein PDF/A Dokument mit entsprechende XML Anhang generiert wird muss zwingend das voreingestellte PDF Dokumente Template mit dem Namen tpl.def_invoice.php verwendet werden. Das Template kann wie gewohnt in den globalen Einstellungen ("Administration > Konfiguration > Rechnungen > PDF Template Rechnungen") und ggf. zusätzlich auf Kunden und Rechnungsebene gewählt werden.

Bitte beachten: Wenn Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt, werden geht dies einher mit der Erstellung einer PDF/A anstelle einer PDF-Datei. In einer PDF/A-(A wie Archive)-Datei werden alle Inhalte ausnahmslos eingebettet. Dies hat zur Folge, dass die PDF-Datei eine wesentlich größere Dateigröße hat.

Ab der GSALES Revision 1149 haben wir folgende Maßnahmen vorgenommen um die PDF-Dateien so klein wie möglich zu halten. Das folgende Verhalten lässt sich komplett über das Template individuell anpassen.

  1. ZUGFeRD ist als globale Einstellung deaktiviert und sollte nur für Kunden aktiviert werden die eine ZUGFeRD-Rechnung anfordern/benötigen. So werden PDF/A-Dateien erst gar nicht erstellt.
  2. Bei der Erstellung einer PDF/A-Datei wird eine kleinere Version der Schrift verwendet die nur den latin-Zeichensatz enthält. (280KB anstelle von 1.013KB)
  3. Bei der Erstellung einer PDF/A-Datei wird außerdem vorab geprüft ob eine Schrift die ausschließlich deutsche Zeichen/Sonderzeichen beinhaltet ausreichend wäre. Wenn ja, dann wird eine nochmals kleinere Version der Schriftart verwendet die nur deutsche Zeichen enthält (197KB).

Eigene Anpassungen am Template sind wie gewohnt über den Template-Editor möglich und durch die Verwendung einer neuen PDF Bibliothek ab der GSALES Revision 1143 nun wesentlich benutzerfreundlicher und einfacher gestaltet.

Daten in XML-Dateien

Die folgenden persönlichen Daten werden im XML verwendet und müssen in den GSALES Einstellungen hinterlegt werden:

Information Quelle
Standard-Währung Konfiguration > Währung > ZUGFeRD Standard Währung
Eigene Daten: IBAN Konfiguration > Meine Daten > Bank IBAN
Eigene Daten: Kontoinhaber Konfiguration > Meine Daten > Bank Kontoinhaber
Eigene Daten: BIC Konfiguration > Meine Daten > Bank BIC
Eigene Daten: Kreditinstitut Konfiguration > Meine Daten > Bank
Eigene Daten: Firma Konfiguration > Meine Daten > Firma
Eigene Daten: Ansprechpartner Konfiguration > Meine Daten > Geschäftsführer
Eigene Daten: PLZ Konfiguration > Meine Daten > PLZ
Eigene Daten: Ort Konfiguration > Meine Daten > Stadt
Eigene Daten: Anschrift Konfiguration > Meine Daten > Anschrift
Eigene Daten: Länder-ID Konfiguration > Meine Daten > Länderkürzel
Eigene Daten: Umsatzsteuer-ID Konfiguration > Meine Daten > USt-IdNr

 

Was ist zu beachten?

Länder-Code des Empfängers (im Format ISO 3166-1 alpha-2)
Da zweistellige ISO Länderkürzel nicht gesondert im GSALES zur Verfügung stehen wird der Länderkürzel versucht anhand der eingetragenen Bezeichnung im Feld: Land zu ermitteln. Dies erfolgt aufgrund der deutschen Schreibweise eines EU-Lands. Alternativ / zur Sicherheit kann in das Feld Land auch ein zweistelliges Länderkürzel eingetragen werden.,

Länger-Code des Absenders (im Format ISO 3166-1 alpha-2)
Wird über die "Konfiguration > Meine Daten > Länderkürzel" definiert. Siehe obenstehende Tabelle.

Währung (im Format ISO 4217 3-Alpha Code)
Für Rechnungen in der Standard-Währung wird der Wert aus der "Konfiguration > Währung > ZUGFeRD Standard Währung" verwendet.
Für Rechnungen mit einer abweichenden Währung wird der Wert aus dem Feld "Symbol" aus den Details der Währung.

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